Deutsch – INFORMATION ÜBER DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN (BEWERBUNG)

English – PERSONAL DATA PROTECTION POLICY (CANDIDATES)

 

 

 

SCS Concept Deutschland GmbH – INFORMATIONSSCHREIBEN ÜBER DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN GEMÄSS ARTIKEL 13, 14 DER EUROPÄISCHEN VERORDNUNG 2016/679

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

SCS Concept Deutschland GmbH, mit Sitz in Zeppelin Straße Nr. 2, 84180 Loiching – Kronwieden, MwSt. Nummer DE280852507 informiert Sie hiermit, dass sie für die Aufnahme des Interessenten in das laufende Personalauswahlverfahren und die Durchführung des Vorstellungsgesprächs gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 DSGVO die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und möglicherweise auch spezieller Daten verantwortlich ist, wenn diese in Ihrem Lebenslauf enthalten sind oder zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden, und zwar in jedem Fall innerhalb der Einschränkungen der streng sachbezogenen und auf die Zwecke der Auswahl selbst beschränkten Daten.

2. Grundsätze

Eines unserer grundlegenden Ziele ist der Schutz der personenbezogenen Daten. Die Daten werden rechtmäßig, fair und transparent, angemessen, relevant und auf das Notwendige beschränkt, zutreffend und, falls erforderlich, aktualisiert, für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke gemäß Artikel 5 und 6 der Datenschutzverordnung (EU) 2016/679 und in Übereinstimmung mit der rechtlichen Zweckbestimmung im Bereich der Vorschriften über die Verarbeitung besonderer Datenkategorien, gemäß Art. 9 der DSGVO. Die Daten werden in einer Weise verarbeitet, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich des Schutzes vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor zufälligem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung (Integrität und Vertraulichkeit) durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

Die erhobenen personenbezogenen Daten und die uns übermittelten oder anderweitig erworbenen besonderen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Einstellung, der Profilbewertung und gegebenenfalls der Auswahl und Einstellung verarbeitet.

3. Quellen für personenbezogene Daten

Erhoben vor der betroffenen Person:

  • Räumlichkeiten des Inhabers;
  • Lebenslauf und/oder andere Unterlagen von der betroffenen Person zur Verfügung gestellt;
  • Web- und/oder soziale Seiten des für die Verarbeitung Verantwortlichen.

NICHT bei der betroffenen Person erhoben:

  • Private Datenbanken (Unternehmen, die professionelle Personalsuch- und -auswahldienste anbieten, usw.);
  • Öffentliche Datenbanken (Listen von Personen, die bei Berufsverzeichnisse oder Registern, Arbeitsämtern, anderen Verzeichnissen usw. eingetragen sind, usw.).

4. Kategorien der betroffenen Personen

  • Freiwillige uns spontane Bewerbungen (nicht erforderliche Lebenslaufinformationen).
  • Candidati

5. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Gemeinsame Daten

Bei den erhobenen personenbezogenen Daten handelt es sich um die Daten, die der Bewerber in seinem Lebenslauf angegeben hat, sowie um die Daten, die er gegebenenfalls während des Auswahlverfahrens angibt, d. h. im Wesentlichen um:

  • Identifizierungsdaten (Vor- und Nachname, Wohnsitz oder Aufenthaltsort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Ausweisnummer);
  • Daten zu Bildung, Kultur, Beruf und Berufsausbildung;
  • Fotografische Bilder (falls Sie diese in Ihrem Lebenslauf angegeben haben);
Besondere Daten

Bei den erhobenen besonderen Daten handelt es sich um die Daten, die Sie möglicherweise in Ihrem Lebenslauf angegeben haben, und um die Daten, die Sie möglicherweise während des Auswahlverfahrens angegeben haben, d. h. im Wesentlichen um Daten über:

  • den allgemeinen Gesundheitszustand (z. B. Behinderung, körperliche Gebrechen, Schwangerschaft, Geburt oder Stillzeit, Unfälle, Exposition gegenüber Risikofaktoren, psychophysische Eignung für die Ausübung bestimmter Tätigkeiten, Zugehörigkeit zu bestimmten geschützten Kategorien)
  • Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, einer politischen Partei oder die Ausübung eines gewählten öffentlichen Amtes, religiöse Überzeugungen.

In jedem Fall verwendet der für die Verarbeitung Verantwortliche nur Daten, die streng sachbezogen sind und sich auf das beschränken, was für die aktuelle Personalauswahl erforderlich ist, auch unter Berücksichtigung der besonderen Aufgaben und/oder des spezifischen Charakters des geforderten Berufsprofils.

6. Zweck der Verarbeitung / Rechtsgrundlage /Dauer der Verarbeitung und Aufbewahrungsfrist der Daten

a) Personalsuche und -auswahl
  • Für die Aufnahme der betroffenen Person in die laufende Personalauswahl und die Durchführung des Vorstellungsgesprächs und die anschließenden Erfüllungen.
  • Hinterlegung von potenziell nützlichen Profilen für eine eventuelle zukünftige Personalsuche und -auswahl.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
  • Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen gemäß geltenden Zweckbindungen und arbeitsrechtlichen Normen und Gesetze;
  • In Bezug auf die Verarbeitung von Daten, die zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten gehören: Art. 9 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2016/679, alle geltende Gesetze, Bestimmungen und Normen im Bereich Verarbeitung personenbezogenen Daten und des Arbeitsrechtes.
Dauer der Verarbeitung und Aufbewahrungsfrist der Daten
  • Für einen Zeitraum, der bis zum ersten nützlichen Personalsuch- und -auswahlverfahren unbedingt erforderlich ist, und für eine Aufbewahrung von maximal 12 Monaten (spontane Selbstbewerbungen);
  • Für einen Zeitraum, der für die korrekte und vollständige Verwaltung des Personalauswahlverfahrens unbedingt erforderlich ist. Mögliche Aufbewahrung nach Ermessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen bis zum nächsten Personalsuch- und -auswahlverfahren und bis zu maximal 12 Monaten nach Abschluss des ersten Such- und Auswahlverfahrens.
b) Rechtliche Verpflichtungen

Erfüllung spezifischer Verpflichtungen gemäß den geltenden europäischen und nationalen Vorschriften und Gesetzen:

  • Überprüfung der Anforderungen an Ehrenhaftigkeit, Integrität, Professionalität und Unabhängigkeit, die auf Personen mit besonderen Verantwortungsbereichen beschränkt sind: (Bekämpfung von Geldwäsche, Betrug, Identitätsdiebstahl und Personenersatz, Terrorismusbekämpfung usw.).
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
  • Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.
Dauer der Verarbeitung und Aufbewahrungsfrist der Daten
  • Dauer und Aufbewahrungsfrist richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen.
c) Verteidigungsrechte

Feststellung, Ausübung oder Verteidigung der Rechte des für die Verarbeitung Verantwortlichen, soweit erforderlich, auch in außergerichtlichen und gerichtlichen Verfahren.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung
  • Berechtigtes Interesse des für die Verarbeitung Verantwortlichen.
Dauer der Verarbeitung und Aufbewahrungsfrist der Daten
  • Dauer der außergerichtlichen und gerichtlichen Rechtsstreitigkeiten bis zur Verjährung der Rechte.

7. Art der Datenübermittlung

Die Bereitstellung der Daten ist im Zusammenhang mit den unter Punkt 6 genannten Zwecken erforderlich. für alle vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich, und daher kann eine vollständige oder teilweise Verweigerung der Bereitstellung dieser Daten es dem für die Verarbeitung Verantwortlichen unmöglich machen, den Betroffenen in die Personalauswahl, seine Archive und die Durchführung des Vorstellungsgesprächs und der anschließenden Erledigungen einzubeziehen.

8. Verarbeitungsmodalitäten- Zur Datenverarbeitung befugte Personen

Die personenbezogenen Daten werden in Papierform, in elektronischer und telematischer Form verarbeitet und in die entsprechenden Datenbanken eingegeben, auf die Personen Zugriff haben, die vom Inhaber der Datenverarbeitung ausdrücklich zur Verarbeitung personenbezogener Daten ermächtigt/beauftragt wurden und die unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen Abfragen, Verwendungen, Verarbeitungen, Vergleiche und andere geeignete Operationen, auch automatisierte Operationen, durchführen können, um unter anderem die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten sowie deren Richtigkeit, Aktualisierung und Relevanz für die angegebenen Zwecke zu gewährleisten.

Die Daten können von den Angestellten und Mitarbeitern der Unternehmensfunktionen, einschließlich der Empfänger der Mitteilungen, verarbeitet werden, die mit der Verfolgung der oben genannten Zwecke betraut sind, die ausdrücklich zur Verarbeitung der Daten ermächtigt wurden, die entsprechende Arbeitsanweisungen erhalten haben und die entsprechend sensibilisiert und geschult wurden (interne Subjekte).

9. Umfang der Übermittlung und Weitergabe von Daten

Die Daten können an externe Stellen übermittelt und von diesen verarbeitet werden, die als eigenständige Inhaber der Datenverarbeitung fungieren, wie zum Beispiel:

Deutschland:

  1. Aufsichts- und Kontrollbehörden und -stellen;
  2. Justiz- und Polizeibehörden;
  3. Allgemeine öffentliche Einrichtungen, Vorsorgeinstituten, Arbeitssicherheitsvorsorge, territoriale Arbeitsdirektion/-inspektion;
  4. Sanitätseinheiten, Arbeitsmedizin und Organisationen, die Gesundheitsberufe ausüben;
  5. Arbeitsämter, Berufsbildungs- und Zertifizierungseinrichtungen;
  6. Berufsständische und interprofessionelle Fonds;
  7. Versicherungsgesellschaften, Fonds oder Kassen, einschließlich privater Kassen, für Wohlfahrt und Gesundheit;
  8. Anwaltskanzleien;
  9. Einrichtungen, die professionelle Beratungsdienste anbieten, auch in gemeinschaftlicher Form;
  10. Unternehmen, die professionelle Personalsuch- und -auswahldienste anbieten;
  11. Unternehmen, die ICT-Dienstleistungen anbieten (Hosting/Data Center).

Die Daten können im Auftrag des Unternehmens auch von externen Personen verarbeitet werden, die als Datenverarbeiter bezeichnet werden und denen entsprechende Anweisungen erteilt werden. Diese Personen gehören im Wesentlichen zu den folgenden Kategorien:

Deutschland:

  1. Personen, die professionelle Dienstleistungen im Bereich der Personalsuche und -auswahl erbringen;
  2. Subjekte, die professionelle Beratungsdienste auch in Dienstleistungsunternehmen oder in gemeinschaftlicher Form anbieten;
  3. Personen, die Kontroll-, Audit- und Zertifizierungstätigkeiten ausüben;
  4. Personen, die IT-, ICT-, Cloud-, Web- und Digital Marketing- Dienstleistungen anbieten;
  5. Parteien, die Papier-, digitale und elektronische Speicherdienste anbieten;
  6. Parteien, die traditionelle und automatisierte Postversanddienste anbieten.

Personenbezogene Daten werden nur in aggregierter, anonymer und unverständlicher Form weitergegeben. Es werden keine Daten einem vollständig automatisierten Entscheidungsfindungsprozess unterzogen, einschließlich Profiling.

Jegliche Übermittlung von Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt gemäß den gesetzlich festgelegten Grundsätzen und Bedingungen.

10. Rechte der betroffenen Person – Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen können beim für die Verarbeitung Verantwortlichen per E-Mail an privacy@scsconcept.com Auskunft über die sie betreffenden Daten, die Sperrung der Verarbeitung, die Berichtigung unrichtiger Daten, die Vervollständigung unvollständiger Daten, die Einschränkung der Verarbeitung in den in Artikel 18 der DSGVO vorgesehenen Fällen sowie den Widerspruch gegen die Verarbeitung in Fällen eines berechtigten Interesses des für die Verarbeitung Verantwortlichen beantragen.

Der für die Verarbeitung Verantwortliche informiert die betroffene Person über den Antrag auf Ausübung ihrer Rechte (gemäß Artikel 15 bis 22 DSGVO) ohne unangemessene Verzögerung und in jedem Fall spätestens einen Monat nach Eingang des Antrags, wie in Artikel 12 der DSGVO vorgesehen.

Die betroffenen Personen haben darüber hinaus für den Fall, dass die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit automatisierten Mitteln erfolgt, das Recht, die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie, sofern technisch möglich, sie ungehindert an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln (Recht auf Übertragbarkeit) und auf Wunsch ihre endgültige Löschung zu verlangen (Recht auf Löschung).

Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung für einen oder mehrere Zwecke (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe A DSGVO) und für die Verarbeitung besonderer Daten (Art. 9 Abs. 2 Buchstabe A DSGVO), so berührt der jederzeitige Widerruf der Einwilligung nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Die betroffenen Personen haben das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde des Mitgliedstaats, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben oder arbeiten, oder des Staates, in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat, eine Beschwerde einzureichen.

 

INFORMATION FOR THE PROCESSING OF PERSONAL DATA PURSUANT TO ARTICLES. 13, 14 EUROPEAN REGULATION 2016/679

1. Data Controller

SCS Concept Deutschland GmbH, with registered office at Zeppelin Straße No. 2, 84180 Loiching – Kronwieden, VAT number DE280852507 communicates that, in order to include the Data Subject in the ongoing personnel selection and hold the job interview, pursuant to EU Regulation 2016/679 GDPR the aforementioned company is the Controller of his/her personal data and any other data reported in the curriculum vitae or subsequently disclosed and in any case within the limits of those strictly relevant and limited to the purposes of the selection itself.

2. Principles

Protecting personal data is one of our fundamental objectives.

The data are processed in a lawful, fair and transparent manner, they must be adequate, relevant and limited to what is necessary, accurate and, if required, updated, collected for specific, explicit and legitimate purposes pursuant to Articles 5 and 6 of the Data Protection Regulations (EU) 2016/679 and in accordance with the legal purpose in the area of the regulations on the processing of special categories of data, in accordance with Art. 9 of the GDPR. The data are processed in a manner that ensures appropriate security of personal data, including protection against unauthorized or unlawful processing and accidental loss, destruction or damage, using appropriate technical or organizational measures (integrity and confidentiality).

The personal data collected and any special data disclosed to us or otherwise acquired will be processed solely for the purposes of recruitment, profile evaluation and possibly selection and search for personnel.

3. Personal data sources

Collected from the Data Subject:

  • Data Controller’s Headquarters;
  • Curriculum vitae and/or other documentation provided by the Data Subject;
  • Data Controller’s Web and/or Social Sites.

NOT collected from the Data Subject:

  • Private Databases (Individuals who carry out professional personnel search and selection services, etc.);
  • Public Databases (Lists of members of Orders or Registers, Employment Offices, Other Lists, etc.)

4. Categories of Data Subjects

  • Spontaneous Self-Candidacies (curriculum vitae not solicited).
  • Candidates

5. Categories and personal data processed

Common data

The personal data collected is that reported by the Data Subject in the curriculum vitae and any data disclosed during the selection procedure, i.e. data essentially concerning:

  • Identification data (name and surname, domicile or residence address, telephone number, e-mail, id n.);
  • Data on education, culture, career and professional training;
  • Photographs (if included in the Data Subject in the curriculum vitae);
Special Data

The special data collected is that reported by the Data Subject in the curriculum vitae and any data disclosed during the selection procedure, i.e. data essentially concerning:

  • general state of health (e.g. disability, infirmity, pregnancy, puerperium or breastfeeding, accidents, exposure to risk factors, psycho-physical suitability to carry out certain tasks, membership of certain protected categories);
  • membership of a trade union, a political party or the holding of elective public offices, religious beliefs.

In any case, the Data Controller will only use data that is strictly relevant and limited to what is necessary for the selection of personnel in progress, also taking into account the specific tasks and/or the specific professional profile requested.

6. Purpose of processing / Legal basis / Duration of processing and data retention period

a) Personnel search and selection
  • Include the Data Subject in the ongoing personnel selection and carry out the job interview and subsequent obligations.
  • File potentially useful profiles for possible future searches and personnel selection.
Processing Legal Basis:
  • Execution of pre-contractual measures in compliance with the provisions of the art. 111 bis of the Italian Personal Data Protection Code;
  • With regard to the processing of data belonging to special categories of personal data: Art. 9 para. 2 of Regulation (EU) 2016/679, all applicable laws, regulations and standards in the field of processing personal data and labour law.
Duration of processing and data retention period
  • For a strictly necessary period up to the first useful personnel search and selection procedure and retention up to a maximum of 12 months (spontaneous self-candidacies);
  • For a period strictly necessary for a correct and complete management of the personnel search and selection procedure. Possible retention, at the discretion of the Data Controller, until the next personnel search and selection procedure and up to a maximum of 12 months from the conclusion of the first search and selection procedure.
b) Legal obligations

Fulfillment of specific obligations established by regulations and applicable European and national legislation:

  • verification of the requirements of integrity, professionalism and independence limited to individuals who hold specific roles of responsibility: (anti-money laundering, fraud, identity theft and impersonation, anti-terrorism, etc.).
Processing Legal Basis:
  • Fulfillment of legal obligations.
Duration of processing and data retention period
  • Duration and Retention prescribed by legal provisions.
c) Defensive rights

Assessment, exercise or protection of the Data Controller’s rights in out-of-court and judicial proceedings.

Processing Legal Basis:
  • Data Controller’s Legitimate Interest.
Duration of processing and data retention period
  • Duration of the out-of-court and judicial litigation until the statute of limitations of rights.

7. Nature of data disclosure

Disclosure of data is necessary for the purpose referred to in previous par. 6. As required by the pre-contractual measures and consequently any refusal to provide them in whole or in part may prevent the Data Controller from including the Data Subject in the personnel selection, in its archive and carry out the job interview and subsequent obligations.

8. Processing methods – Subjects authorized to process personal data

Personal data will be processed in paper, computerized and electronic form, and will be entered in the relevant databases which can be accessed, and therefore become aware of them, by subjects expressly authorized/designated to process personal data by the Data Controller. The aforementioned subjects may consult, use, process and compare data and carry out other appropriate operations, even automated, in compliance with the provisions of the law necessary to guarantee, among other things, the confidentiality and security of the data, as well as the accuracy, updating and relevance of the data in compliance with the declared purposes.

The data may be processed by employees and collaborators of company functions, including the recipients of communications, responsible for pursuing the purposes indicated above, who have been expressly authorized to the processing, who have received adequate operating instructions and who have been adequately made aware and trained (internal subjects).

9. Scope of communication and dissemination of data

The data may be disclosed and processed by external parties operating as Independent Data Controllers such as, by way of example:

Germany:

  1. Supervisory and control authorities and bodies;
  2. Judicial and police authorities;
  3. General public institutions, pension institutions, professional associations, territorial labour directorate/inspectorate;
  4. Hospitals, doctors, physiotherapists and other care professions;
  5. Employment agency / job centre, vocational training and certification institutions;
  6. Statutory pension insurance schemes and private providers of occupational pension schemes;
  7. Statutory health insurance funds and substitute funds as well as private health and long-term care insurance companies;
  8. Law firms;
  9. Individuals who carry out professional consultancy services also in associated form;
  10. Individuals who carry out professional personnel search and selection services;
  11. Subjects who carry out ICT services (Hosting/Data Center).

The data may also be processed, on behalf of the Company, by external parties designated as Data Processors, who have received adequate operating instructions. These subjects are essentially included in the following categories:

Germany:

  1. Individuals who carry out professional personnel search and selection services;
  2. Individuals who carry out professional consultancy services also in service companies or in an associated form;
  3. Subjects that carry out control, audit and certification activities;
  4. Subjects that offer IT, ICT, Cloud, Web and Digital Marketing services;
  5. Subjects that offer paper and digital filing and substitute retention services;
  6. Subjects that offer traditional and automated mailing services.

Personal data will not be disclosed except in an aggregate, anonymous and non-intelligible form. No data will be subject to any fully automated decision-making process, including profiling.
Any transfer of data outside the EU/EEA territory will take place in compliance with the principles and conditions established by law.

10.  Rights of the Data Subject – Complaint to the Supervisory Authority

By contacting the Data Controller via e-mail at privacy@scsconcept.com, the Data Subject may ask the Data Controller to access the data concerning them, to stop processing to rectify inaccurate data, amend incomplete data, limit processing in the cases provided for by art. 18 of the GDPR, as well as object to the processing in the cases of the Data Controller’s legitimate interest.

The Data Controller provides the Data Subject with information regarding the request to exercise the Data Subject’s rights (pursuant to articles 15 to 22, GDPR) without unjustified delay and, in any case, within one month of receiving the request itself, as required by Art. 12 of the GDPR.

Furthermore, the Data Subject, in the event that the processing is based on consent or on the agreement and is carried out with automated tools, will have the right to receive the data in a structured, commonly used and machine-readable format, as well as, if technically feasible, to transmit them (Right to Portability) to another data controller without impediments, and request their definitive deletion at the same time or subsequently (Right to be Forgotten).

If the processing is based on consent for one or more purposes (Art. 6, Paragraph 1, Letter A, GDPR) and for the processing of specific data (Art. 9, Paragraph 2, Letter A, GDPR), the exercise of revocation of consent at any time will not affect the lawfulness of the processing based on consent before revocation.

The Data Subject will have the right to file a complaint with the competent Supervisory Authority in the Member State in which they usually reside or work or in the State in which the alleged infringement occurred.