Italiano – INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (CANDIDATI)

English – PERSONAL DATA PROTECTION POLICY (CANDIDATES)

 

 

 

SCS Concept S.r.l. – INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTT. 13, 14 REGOLAMENTO EUROPEO 2016/679

1. Titolare del trattamento

SCS Concept S.R.L., con sede legale in Via Zucchi n. 39/C, 20095 Cusano Milanino (MI) e sedi operative in Via Po n. 77 e 85 – 20032 Cormano (MI), in Via dell’Artigianato nn. 9 e 14 – 20865 Usmate Velate (MB) e in Via Carlo Pittara n. 48 – 10151 Torino (TO), CF e P.IVA 06388790963 comunica che, per l’inserimento del soggetto interessato all’interno della selezione del personale in corso e lo svolgimento del colloquio di lavoro, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 GDPR è Titolare dei suoi dati personali ed eventualmente anche di dati particolari se inseriti nel curriculum vitae ovvero se successivamente conferiti e comunque nei limiti di quelli strettamente pertinenti e limitati ai fini della selezioni stessa.

2. Principi

Uno dei nostri obiettivi fondamentali è la protezione dei dati personali.
I dati sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente, adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario, esatti e, se necessario, aggiornati, raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime ai sensi degli Artt. 5 e 6 del Regolamento (UE) per la Protezione dei Dati 2016/679 e in conformità Provvedimento recante le prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati, ai sensi dell’art. 21 c. 1 d. Lgs. 101/18 emanato dal Garante Privacy il 5 giugno 2019 n. 146 I dati sono trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentale (integrità e riservatezza).
I dati personali raccolti e gli eventuali dati particolari a noi comunicati o altrimenti acquisiti, saranno trattati per sole le finalità di reclutamento, valutazione del profilo ed eventualmente selezione e ricerca di personale.

3. Fonti da cui hanno origine i dati personali

Raccolti presso l’Interessato:

  • Sedi del Titolare;
  • Curriculum vitae e/o altra documentazione proveniente dall’Interessato;
  • Pagine Web e/o Social del Titolare.

NON raccolti presso l’Interessato:

  • Banche Dati Private (Soggetti che svolgono servizi professionali di ricerca e selezione del personale, etc.);
  • Banche Dati Pubbliche (Elenchi di Iscritti ad Ordini o Albi, Uffici per l’Impiego, Altri Elenchi, etc.).

4. Categorie soggetti interessati

  • Autocandidature Spontanee (curriculum vitae non sollecitati).
  • Candidati

5. Dati personali raccolti

Dati comuni

I dati personali raccolti sono quelli inseriti dall’Interessato nel curriculum vitae e quelli eventualmente conferiti durante la procedura di selezione, ossia quelli inerenti essenzialmente a:

  • Dati identificativi (nome e cognome, indirizzo di residenza o di domicilio, numero di telefono, indirizzo e-mail, n. di documento di identità);
  • Dati su istruzione, cultura, professione e formazione professionale;
  • Immagini fotografiche (se da Lei inserite nel curriculum vitae);
Dati Particolari

I dati particolari raccolti sono quelli eventualmente inseriti dall’Interessato nel curriculum vitae e quelli eventualmente conferiti durante la procedura di selezione, ossia quelli inerenti essenzialmente a:

  • stato generale di salute (ad es. invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, infortuni, esposizioni a fattori di rischio, all’idoneità psico-fisica a svolgere determinate mansioni, appartenenza a determinate categorie protette);
  • adesione ad un sindacato, ad un partito politico o la titolarità di cariche pubbliche elettive, convinzioni religiose.

Il Titolare in ogni caso utilizzerà solo i dati strettamente pertinenti e limitati a quanto necessario alla selezione del personale in corso, anche tenuto conto delle particolari mansioni e/o della specificità del profilo professionale richiesto.

6. Finalità del trattamento / Base giuridica /Durata del trattamento e periodo di conservazione dei dati

a) Ricerca e selezione del personale:
  • Per l’inserimento dell’Interessato all’interno della selezione del personale in corso e lo svolgimento del colloquio di lavoro e i successivi adempimenti
  • archiviazione profili potenzialmente utili per eventuali e future ricerche e selezione di personale.
Base giuridica del trattamento
  • Esecuzione di misure precontrattuali in conformità a quanto stabilito dall’art. 111 bis del Codice Privacy;
  • In relazione al trattamento di dati appartenenti a categorie particolari di dati personali: art. 9 par. 2 Regolamento UE 2016/679, art. 111 bis del Codice Privacy e Provvedimento recante le prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati, ai sensi dell’art. 21 c. 1 d. Lgs. 101/18 emanato dal Garante Privacy il 5 giugno 2019 n. 146.
Durata del trattamento e periodo di conservazione dei dati
  • Per un periodo strettamente necessario fino alla prima procedura utile di ricerca e selezione del personale e conservazione fino ad un massimo di 12 mesi (autocandidature spontanee);
  • Per un periodo strettamente necessario alla corretta e completa gestione della procedura di ricerca e selezione del personale. Conservazione eventuale, a discrezione del Titolare, fino alla successiva procedura di ricerca e selezione del personale e fino ad un massimo di 12 mesi dalla conclusione della prima procedura di ricerca e selezione.
 b) Obblighi di legge

Adempimento di precisi obblighi previsti da regolamenti e dalla normativa applicabile:

  • verifica dei requisiti di onorabilità, integrità, professionalità e indipendenza limitatamente a soggetti che ricoprono specifici ruoli di responsabilità: (antiriciclaggio, frode, furto identità e sostituzione di persona, antiterrorismo, eccetera).
Base giuridica del trattamento:
  • Adempimento obbligo di legge.
Durata del trattamento e periodo di conservazione dei dati:
  • Durata e Conservazione dettata da disposizioni di legge.
c) Diritti difensivi 

Accertamento, esercizio o difesa di diritti del Titolare in via stragiudiziale e giudiziale.

Base giuridica del trattamento:
  • Legittimo Interesse del Titolare.
Durata del trattamento e periodo di conservazione dei dati:
  • Durata del contenzioso stragiudiziale e giudiziale fino all’intervenuta prescrizione dei diritti.

7. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è necessario in relazione alle finalità di cui al precedente par. 6. per tutto quanto è richiesto dalle misure precontrattuali e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per il Titolare di inserire l’Interessato all’interno della selezione del personale, del proprio archivio e svolgere il colloquio di lavoro e i successivi adempimenti.

8. Modalità del trattamento – Soggetti autorizzati al trattamento

I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica, ed inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, i soggetti espressamente autorizzati/designati al trattamento dei dati personali dal Titolare, che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati nel rispetto delle finalità dichiarate.

I dati potranno essere trattati dai dipendenti e collaboratori delle funzioni aziendali, ivi inclusi i soggetti destinatari delle comunicazioni, deputati al perseguimento delle finalità sopra indicate, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento, che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative e che sono stati adeguatamente sensibilizzati e formati (soggetti interni).

9. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

I dati potranno essere comunicati e trattati da soggetti esterni operanti in qualità di titolari autonomi quali, a titolo esemplificativo:

Italia:
a. Autorità ed organi di vigilanza e controllo;
b. Autorità giudiziaria e di polizia;
c. Enti pubblici generici, INPS, INAIL, Direzione/Ispettorato Territoriale del Lavoro;
d. ASL, Medicina del Lavoro e organizzazioni esercenti le professioni medico-sanitarie;
e. Servizi per l’impiego, istituti di formazione e certificazione professionale;
f. Fondi professionali e interprofessionali;
g. Compagnie di assicurazione, Fondi o Casse, anche private, di previdenza e assistenza;
h. Studi legali;
i. Soggetti che svolgono servizi di consulenza professionale anche in forma associata;
j. Soggetti che svolgono servizi professionali di ricerca e selezione del personale;
k. Soggetti che svolgono servizi ICT (Hosting/Data Center).

I dati potranno altresì essere trattati, per conto della Società, da soggetti esterni designati come responsabili, a cui sono impartite adeguate istruzioni operative. Tali soggetti sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

Italia:
l. Soggetti che svolgono servizi professionali di ricerca e selezione del personale;
m. Soggetti che svolgono servizi di consulenza professionale anche in società di servizi o forma associata;
n. Soggetti che svolgono attività di controllo, revisione e certificazione;
o. Soggetti che offrono servizi IT, ICT, Cloud, Web e di Digital Marketing;
p. Soggetti che offrono servizi di archiviazione cartacea, digitale e conservazione sostitutiva;
q. Soggetti che offrono servizi postalizzazione tradizionale e automatizzata.

I dati personali non saranno soggetti a diffusione se non in forma aggregata, anonima e non intellegibile. Nessun dato sarà soggetto ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione.
L’eventuale trasferimento dei dati fuori dal territorio EU/EEA avrà luogo nel rispetto dei principi e alle condizioni previste dalla legge.

10. Diritti dell’Interessato – Reclamo all’Autorità di Controllo

Contattando il Titolare via e-mail all’indirizzo privacy@scsconcept.com, gli Interessati possono chiedere al Titolare l’accesso ai dati che li riguardano, il blocco del trattamento, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, nonché l’opposizione al trattamento nelle ipotesi di legittimo interesse del Titolare.

Il Titolare del trattamento fornisce all’interessato le informazioni relative alla richiesta di esercizio dei diritti dell’Interessato (ai sensi degli articoli dal 15 al 22, GDPR) senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa, come previsto dall’Art. 12 del GDPR.

Gli Interessati, inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati hanno il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli (Diritto alla Portabilità) ad altro titolare senza impedimenti, e su scelta richiederne contestualmente o successivamente la relativa cancellazione definitiva (Diritto all’Oblio).

Qualora il trattamento sia basato sul consenso per una o più finalità (Art. 6, Paragrafo 1, Lettera A, GDPR) e per il trattamento di dati particolari (Art. 9, Paragrafo 2, Lettera A, GDPR), l’esercizio di revoca del consenso in qualsiasi momento non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.

Gli Interessati hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiedono abitualmente o lavorano o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.

 

 

 

SCS Concept S.r.l. – INFORMATION FOR THE PROCESSING OF PERSONAL DATA PURSUANT TO ARTICLES. 13, 14 EUROPEAN REGULATION 2016/679

1. Data Controller

SCS Concept S.R.L., with registered office in Via Zucchi n. 39/C, 20095 Cusano Milanino (MI) and business offices in Via Po nn. 77 and 85 – 20032 Cormano (MI), in Via dell’Artigianato, nn. 9 and 14 – 20865 Usmate Velate (MB) and in Via Carlo Pittara, n. 48 – 10151 Torino (TO), Tax code and VAT no. 06388790963 communicates that, in order to include the Data Subject in the ongoing personnel selection and hold the job interview, pursuant to EU Regulation 2016/679 GDPR the aforementioned company is the Controller of his/her personal data and any other data reported in the curriculum vitae or subsequently disclosed and in any case within the limits of those strictly relevant and limited to the purposes of the selection itself.

2. Principles

Protecting personal data is one of our fundamental objectives.

The data are processed in a lawful, fair and transparent manner, they must be adequate, relevant and limited to what is necessary, accurate and, if required, updated, collected for specific, explicit and legitimate purposes pursuant to Articles 5 and 6 of the Data Protection Regulations (EU) 2016/679 and in compliance with the Resolution containing requirements concerning the processing of special categories of data, pursuant to art. 21 c. 1 d. Legislative Decree 101/18 n. 146  issued by the Italian data protection authority on 5 June 2019. The data are processed in a manner that ensures appropriate security of personal data, including protection against unauthorized or unlawful processing and accidental loss, destruction or damage, using appropriate technical or organizational measures (integrity and confidentiality).

The personal data collected and any special data disclosed to us or otherwise acquired will be processed solely for the purposes of recruitment, profile evaluation and possibly selection and search for personnel.

3. Personal data sources

Collected from the Data Subject:

  • Data Controller’s Headquarters;
  • Curriculum vitae and/or other documentation provided by the Data Subject;
  • Data Controller’s Web and/or Social Sites.

NOT collected from the Data Subject:

  • Private Databases (Individuals who carry out professional personnel search and selection services, etc.);
  • Public Databases (Lists of members of Orders or Registers, Employment Offices, Other Lists, etc.);

4. Categories of Data Subject

  • Spontaneous Self-Candidacies (curriculum vitae not solicited).
  • Candidates

5. Categories and personal data processed

Common data

The personal data collected is that reported by the Data Subject in the curriculum vitae and any data disclosed during the selection procedure, i.e. data essentially concerning:

  • Identification data (name and surname, domicile or residence address, telephone number, e-mail, id n.);
  • Data on education, culture, career and professional training;
  • Photographs (if included in the Data Subject in the curriculum vitae);
Special Data

The special data collected is that reported by the Data Subject in the curriculum vitae and any data disclosed during the selection procedure, i.e. data essentially concerning:

  • general state of health (e.g. disability, infirmity, pregnancy, puerperium or breastfeeding, accidents, exposure to risk factors, psycho-physical suitability to carry out certain tasks, membership of certain protected categories);
  • membership of a trade union, a political party or the holding of elective public offices, religious beliefs.

In any case, the Data Controller will only use data that is strictly relevant and limited to what is necessary for the selection of personnel in progress, also taking into account the specific tasks and/or the specific professional profile requested.

6. Purpose of processing / Legal basis / Duration of processing and data retention period

a) Personnel search and selection
  • Include the Data Subject in the ongoing personnel selection and carry out the job interview and subsequent obligations.
  • File potentially useful profiles for possible future searches and personnel selection.
Processing Legal Basis:
  • Execution of pre-contractual measures in compliance with the provisions of the art. 111 bis of the Italian Personal Data Protection Code;
  • With regard to the processing of data belonging to special categories of personal data: art. 9 of EU Regulation 2016/679, art. 111 bis of the Italian Personal Data Protection Code and the Resolution containing provisions concerning the processing of special categories of data, pursuant to art. 21 c. 1 d. Legislative Decree 101/18 n. 146 issued by the Italian data protection authority on June 5th, 2019.
Duration of processing and data retention period
  • For a strictly necessary period up to the first useful personnel search and selection procedure and retention up to a maximum of 12 months (spontaneous self-candidacies);
  • For a period strictly necessary for a correct and complete management of the personnel search and selection procedure. Possible retention, at the discretion of the Data Controller, until the next personnel search and selection procedure and up to a maximum of 12 months from the conclusion of the first search and selection procedure.
b) Legal obligations

Fulfillment of specific obligations established by regulations and applicable European and national legislation:

  • verification of the requirements of integrity, professionalism and independence limited to individuals who hold specific roles of responsibility: (anti-money laundering, fraud, identity theft and impersonation, anti-terrorism, etc.).
Processing Legal Basis:
  • Fulfillment of legal obligations.
Duration of processing and data retention period
  • Duration and Retention prescribed by legal provisions.
c) Defensive rights

Assessment, exercise or protection of the Data Controller’s rights in out-of-court and judicial proceedings.

Processing Legal Basis:
  • Data Controller’s Legitimate Interest.
Duration of processing and data retention period
  • Duration of the out-of-court and judicial litigation until the statute of limitations of rights.

7. Nature of data disclosure

Disclosure of data is necessary for the purpose referred to in previous par. 6. As required by the pre-contractual measures and consequently any refusal to provide them in whole or in part may prevent the Data Controller from including the Data Subject in the personnel selection, in its archive and carry out the job interview and subsequent obligations.

8. Processing methods – Subjects authorized to process personal data

Personal data will be processed in paper, computerized and electronic form, and will be entered in the relevant databases which can be accessed, and therefore become aware of them, by subjects expressly authorized/designated to process personal data by the Data Controller. The aforementioned subjects may consult, use, process and compare data and carry out other appropriate operations, even automated, in compliance with the provisions of the law necessary to guarantee, among other things, the confidentiality and security of the data, as well as the accuracy, updating and relevance of the data in compliance with the declared purposes.

The data may be processed by employees and collaborators of company functions, including the recipients of communications, responsible for pursuing the purposes indicated above, who have been expressly authorized to the processing, who have received adequate operating instructions and who have been adequately made aware and trained (internal subjects).

9. Scope of communication and dissemination of data

The data may be disclosed and processed by external parties operating as Independent Data Controllers such as, by way of example:

Italy:

  1. Supervisory and control authorities and bodies;
  2. Judicial and police authorities;
  3. General public bodies, INPS, INAIL, Territorial Labor Directorate/Inspection;
  4. ASL (Local Health Authority), Occupational Medicine and organizations practicing medical-health professions;
  5. Employment services, professional training and certification institutes;
  6. Professional and interprofessional funds;
  7. Insurance companies, Funds, including private ones, for social security and assistance;
  8. Law firms;
  9. Individuals who carry out professional consultancy services also in associated form;
  10. Individuals who carry out professional personnel search and selection services;
  11. Subjects who carry out ICT services (Hosting/Data Center).

The data may also be processed, on behalf of the Company, by external parties designated as Data Processors, who have received adequate operating instructions. These subjects are essentially included in the following categories:

Italy:

  1. Individuals who carry out professional personnel search and selection services;
  2. Individuals who carry out professional consultancy services also in service companies or in an associated form;
  3. Subjects that carry out control, audit and certification activities;
  4. Subjects that offer IT, ICT, Cloud, Web and Digital Marketing services;
  5. Subjects that offer paper and digital filing and substitute retention services;
  6. Subjects that offer traditional and automated mailing services.

Personal data will not be disclosed except in an aggregate, anonymous and non-intelligible form. No data will be subject to any fully automated decision-making process, including profiling.

Any transfer of data outside the EU/EEA territory will take place in compliance with the principles and conditions established by law.

10. Rights of the the Data Subject – Complaint to the Supervisory Authority

By contacting the Data Controller via e-mail at privacy@scsconcept.com, the the Data Subject may ask the Data Controller to access the data concerning them, to stop processing to rectify inaccurate data, amend incomplete data, limit processing in the cases provided for by art. 18 of the GDPR, as well as object to the processing in the cases of the Data Controller’s legitimate interest.

The Data Controller provides the Data Subject with information regarding the request to exercise the Data Subject’s rights (pursuant to articles 15 to 22, GDPR) without unjustified delay and, in any case, within one month of receiving the request itself, as required by Art. 12 of the GDPR.

Furthermore, the Data Subject, in the event that the processing is based on consent or on the agreement and is carried out with automated tools, will have the right to receive the data in a structured, commonly used and machine-readable format, as well as, if technically feasible, to transmit them (Right to Portability) to another Data Controller without impediments, and request their definitive deletion at the same time or subsequently (Right to be Forgotten).

If the processing is based on consent for one or more purposes (Art. 6, Paragraph 1, Letter A, GDPR) and for the processing of specific data (Art. 9, Paragraph 2, Letter A, GDPR), the exercise of revocation of consent at any time will not affect the lawfulness of the processing based on consent before revocation.

The Data Subject will have the right to file a complaint with the competent Supervisory Authority in the Member State in which they usually reside or work or in the State in which the alleged infringement occurred.